07 May Roles profesionales de un gabinete de comunicación
El gabinete de comunicación es un departamento que se encarga principalmente de gestionar procesos de comunicación tanto a nivel interno como externo.
Este departamento se ocupa principalmente (entre muchas otras funciones) a nivel externo de los medios de comunicación, las relaciones institucionales, organizar eventos y las relaciones con la sociedad. Es decir, el gabinete de comunicación funciona como fuente de información para hacer llegar al exterior la imagen corporativa que se quiere transmitir. Además de estas funciones, el gabinete de comunicación tiene diversos roles profesionales que es importante distinguir.
Roles profesionales de un gabinete de comunicación
Dircom
El Director de Comunicación es el encargado de trabajar con los otros agentes relacionados con la empresa, es decir, poner el hilo común entre las distintas áreas de trabajo.
Es el responsable del Plan de Comunicación, toma la decisión sobre la política de comunicación de la organización, es decir, establece la estrategia de comunicación. Además organiza y dirige el departamento de comunicación.
Funciones especificas:
- Elabora y supervisa la ejecución del programa general de relaciones públicas. Es el responsable de la investigación, evaluación y planificación estratégica y táctica.
- Es miembro del Consejo de Administración.
- Asesora a la Alta Dirección.
- Prepara y asesora al máximo responsable en sus intervenciones públicas y a otros directivos en sus apariciones públicas de primer nivel.
- Relación con los demás directivos y con otros departamentos.
- Aparición en actos públicos y portavoz habitual en los medios de comunicación.
- Distribución de responsabilidad al equipo.
- Coordinación de áreas de relaciones públicas que gestiona la relación con todos los skateholders de la organización.
Jefe de relaciones con los medios
Es el responsable de planificar junto con DIRCOM las acciones de relaciones públicas de su área. Su función es organizar las acciones de prensa.
Funciones específicas:
- Investigación de los públicos.
- Se encarga de cultivar las relaciones con los medios de comunicación.
- Es el responsable de cualquier tipo de práctica relacionada con el suministro de comunicados de prensa.
- Junto con el DIRCOM, preparan las intervenciones de directivos en los medios de comunicación.
- Supervisa la labor de la preparación de información a requerimiento de los medios.
- Apoyo en la edición de publicaciones de los medios.
- Supervisa la actualización permanente del banco de datos, fichero de medios.
- Sala de prensa online con responsables de Comunicación digital.
- Monitoring medios, realización de clippings, contratación de colaboradores externos, contratación de house organs.
Jefe de relaciones externas en el gabinete de comunicación
Es el responsable de planificar junto con DIRCOM las acciones de relaciones públicas de su área.
Funciones específicas:
- Investigación de públicos externos, una parte muy importante es la correcta realización y formación de un Banco de Datos donde se recoja la información permiten a todos los públicos externos, así sean medios de comunicación, instituciones, etc.
- Relación con los públicos externos.
- Publicidad institucional.
- Realización de los programas de visitas y jornadas de puertas abiertas, escoger el tipo de formatos y los modos de hacerlos.
- Organización de actos externos.
- Patrocinio, mecenazgo y RSC acciones sociales dentro del programa de RSC vinculados con ONG´s, comunidades.
- Elaboración del banco de datos.
Jefe de relaciones institucionales
Es el responsable de planificar junto con DIRCOM las acciones de relaciones públicas de su área. Está enormemente vinculado al jefe de relaciones externas.
Funciones específicas:
- Investigación de públicos. (poderes ejecutivo y legislativo).
- Información al Director de tendencias, decisiones, medidas que puedan afectar a la compañía.
- Planificar las campañas de lobbying (junto al DIRCOM).
- Preparación con el DIRCOM de intervenciones públicas, entrevistas de los Directos con administraciones públicas.
- Actualización del Banco de Datos.
Jefe de relaciones internas en un gabinete de comunicación
Es el responsable de planificar junto con el DIRCOM las acciones de relaciones públicas de su área.
Funciones específicas:
- Investigación de públicos internos, tener red de informadores.
- Cultura e identidad corporativa, comunicación a los empleados y comunicación al comité de la empresa.
- Comunicación de los empleados.
- Comunicación con Comité de Empresa.
- Intranet.
- Eventos internos.
- Actos Fuerza de ventas, se lleva como comunicación interna o departamento comercial.
- También lleva el banco de datos.
Jefe de comunicación digital
Es el responsable de planificar junto con DIRCOM las acciones de relaciones públicas de su área. En el caso de que las publicaciones sean de forma online.
Funciones específicas:
- Investigación de públicos, estrategia que hay que elaborar.
- Estrategias online.
- Responsable de la web corporativa.
- Sala de prensa virtual.
- Portales y blogs corporativos.
- Relaciones con la comunidad financiera online.
- Eventos online.
- Intranet y otras herramientas de comunicación interna online.
- Redes sociales.
- Monitoring en la red.
- Dark Sites, página de preparación de la crisis. Comunicación de crisis al público externo o interno.
- Otros: como la elaboración de revistas para empleados, organización de jornadas de puertas abiertas, éstas últimas realizadas junto con el departamento de relaciones externas.
Desde el Colegio Oficial de Publicitarios y Relaciones Públicas de la Comunidad Valenciana queremos poner en valor y crear conciencia del importante papel que desempeña el gabinetes de comunicación en las empresas.